AI-менеджер власника над управлінською базою 1С УТП
ТД «Калинка» · інструкція тестування

1Вхід у кабінет

1. Відкрийте kalynka-agent.initask.com.
2. Введіть логін і пароль, які надіслав менеджер Initask, натисніть «Увійти».
3. Пʼять невдалих спроб поспіль блокують вхід на 10 хвилин (захист від перебору).

2Головне: агент дає висновок, а не таблицю

Власник не має читати таблиці і робити висновки сам. Тому кожна відповідь агента побудована так: спочатку висновок словами (що сталося і що це означає), далі «Що зробити» з конкретною дією, і тільки під катом «Показати цифри і таблицю» лежать самі цифри, розрахунок і джерело.

Приклад. На питання «де зараз гроші» агент не викидає таблицю з рахунками, а каже: разом стільки, на рахунку працює стільки, а стільки лежить поза банком, з них у касах магазинів і в дорозі після інкасації; найбільше готівки накопичив такий-то магазин. Якщо частка грошей поза банком завелика, він додає, що варто перевірити графік інкасації і з якого магазину почати.

Цифри нікуди не діваються, вони просто не заважають. Розкрийте кат, і побачите ту саму таблицю, рядок «Розрахунок» і рядок «Джерело», за якими будь-яку цифру можна перевірити.

3Чат: питання природною мовою

Головний сценарій власника. Пишіть як зручно, українською або російською: агент розуміє періоди («за вчора», «за тиждень», «за червень», «за 14 днів») і розрізи (по магазинах, по групах, опт). Кожна відповідь містить: цифри таблицею, пояснення розрахунку і рядок «Джерело», щоб було видно, звідки взято дані.

• Натисніть підказку «Продажі за вчора» або введіть свою.
• Під таблицею є кнопка «Експорт CSV»: відповідь вивантажується у файл для Excel.

4Чат: рейтинг магазинів, гроші, дебіторка

Запитайте «Продажі по магазинах за тиждень»: агент віддає рейтинг усіх 10 магазинів з ФОПами, виручкою і кількістю чеків, називає найкращий і найслабший.

Далі: «Скільки грошей на рахунках» і «Дебіторка по клієнтах». Агент показує залишки по рахунках і касах, рух за тиждень, борги по кожному клієнту з простроченням.

5Чесність до даних (важливо)

Агент не вигадує цифри. Якщо питання поза даними бази або незрозуміле, він прямо каже про це й показує, що вміє. Це зафіксовано в ТЗ як критерій приймання: «вигаданих» цифр має бути нуль.

6Дашборд KPI власника

Вкладка «Дашборд»: продажі вчора і з початку місяця, гроші, дебіторка з простроченням, платежі постачальникам на 7 днів, залишки з критичними позиціями, динаміка 6 місяців, топ магазинів, групи товарів, найбільші боржники. Ті самі функції розрахунку, що і в чаті, тому цифри всюди збігаються.

7Ранкове зведення

Вкладка «Ранкове зведення»: продажі вчора з порівнянням, тиждень, гроші на ранок, борги, топ магазинів і блок «На що звернути увагу» (просідання магазинів чи груп, нові прострочення, критичні залишки, великі платежі попереду). У робочому режимі це зведення щодня о 08:00 приходить власнику в Telegram.

8Журнал запитів

Всі питання й відповіді зберігаються: видно час, користувача, канал (веб або Telegram) і розпізнаний тип запиту. Це журнал прозорості для власника й техконтакту.

9Налаштування та стан інтеграції

Вкладка «Налаштування» показує режим роботи (зараз ДЕМО), стан підключення до 1С УТП, канали (веб, Telegram) і способи підключення реальної бази. Після надання доступів клієнтом демо-дані замінюються реальними, інтерфейс не змінюється.

10Модулі контролю за вашим ТЗ

Вкладка «Модулі контролю» повторює вісім напрямів з вашого технічного завдання «AI-менеджер торгового дому» (версія 0.1): рух товару, продажі ФОПів, взаєморозрахунки, безготівкові розрахунки, дозволені платежі, готівка, банк ТД, аналітика та аудит. Це один агент, а не вісім різних: кожна картка показує, скільки подій він знайшов і які дані йому потрібні, щоб бачити картину повністю.

Позначки на картках: «працює на базі ТД», це рахується одразу після підключення управлінської бази; «глибше з базами ФОПів», це працює зі сторони ТД, а друга сторона потребує бухбаз ФОПів; «потрібні бази ФОПів», це напрям, який без бухбаз і банківських виписок ФОПів рахувати немає з чого. Зараз усі вісім рахуються на демонстраційних даних, щоб формат можна було подивитись і виправити.

11Як виглядає розрахунок усередині модуля

Натисніть картку, і модуль порахує на даних: коротка суть, таблиця з документами, рядок «Джерело» і перелік того, звідки беруться дані. На прикладі модуля 5 видно конкретні платежі ФОПів на контрагентів, яких немає у списку дозволених: дата, ФОП, магазин, отримувач, сума. Будь-яку таблицю можна вивантажити в Excel.

12Сповіщення: перегляд і опрацювання

Вкладка «Сповіщення», це результат безперервної перевірки правил. Кожна подія має рівень (критично, увага, інфо), модуль, пояснення і таблицю-підставу. Критичні події в робочому режимі приходять власнику в Telegram одразу, а не в кінці дня; попередження збираються у ранкове зведення.

Кнопки-переходи зверху перемикають список за типом: усі активні, критичні, попередження, інформаційні, опрацьовані. Біля кожної кнопки стоїть кількість, тому гортати сторінку, щоб знайти потрібний тип, не треба.

З подією можна працювати, а не тільки дивитись на неї. На кожній картці є «Взяти в роботу», «Переглянуто» і «Вирішено». Щойно подію опрацьовано, вона зникає зі списку активних і перестає рахуватись у лічильниках і в ранковому зведенні, але не пропадає: лежить у вкладці «Опрацьовані» разом з тим, хто і коли її закрив. Кнопка «Повернути в активні» відкочує рішення. Кожна така дія пишеться в журнал.

Пороги (скільки гривень вважати розбіжністю, з якого відсотка бити на сполох) налаштовуються під вас на впровадженні.

13Три звіти: щоденний, тижневий, місячний

Вкладка «Звіти» має перемикач. Ранкове зведення, це те, що власник щодня отримує в Telegram о 08:00. Тижневий звіт короткий: продажі тижня проти попереднього, найкращий і найслабший магазин, хто просів, де зараз гроші, борги і головне з моніторингу. Місячний звіт розширений: динаміка по місяцях, маржа по всіх товарних групах, топ і антитоп магазинів, гроші по станах, дебіторка з кредиторкою, критичні залишки, неліквіди, закупівлі, повернення і всі події моніторингу за період.

Усі три рахуються тими самими функціями, що чат і дашборд, тому цифри в них збігаються з тим, що агент відповідає в діалозі.

14Де зараз гроші

Окреме питання власника: не просто «скільки грошей», а де саме вони лежать. Агент показує чотири стани: готівка в касах магазинів, каса бухгалтерії, гроші в дорозі (інкасовані, але ще не зараховані банком) і залишок на банківських рахунках. Сума чотирьох станів дорівнює тій самій сумі, що у відповіді «скільки грошей на рахунках», тобто одні й ті самі гроші не рахуються двічі.

Питайте в чаті словами: «де зараз гроші», «залишки коштів за тиждень», «скільки готівки в дорозі», «чи забрав інкасатор». Нижче в таблиці видно розклад по кожному магазину.

Чекліст тестування (для Каті)

1. Увійти з наданими логіном і паролем.
2. Прогнати всі 17 підказок-чіпів у чаті: кожна має повернути відповідь з таблицею і рядком «Джерело».
3. Поставити 3-5 власних питань у вільній формі (періоди, магазини, групи).
4. Поставити 1-2 сторонні питання і переконатися, що агент чесно відмовляється без цифр.
5. Вивантажити будь-яку відповідь у CSV і відкрити в Excel.
6. Переглянути дашборд, зведення, журнал (питання з чату мають бути в журналі).
7. Відкрити «Модулі контролю» і по черзі натиснути всі вісім: кожен має порахувати на даних і показати таблицю.
8. Відкрити «Сповіщення»: перевірити, що у кожної події видно рівень, модуль, пояснення і таблицю-підставу.
9. Поставити у чаті питання по модулях: «дозволені платежі за місяць», «звірка продажів ФОПів», «прогноз касового розриву», «контроль готівки», «де зараз гроші».
10. У «Сповіщеннях» перемкнути фільтри по типах, закрити одну подію кнопкою «Вирішено» і перевірити, що лічильник зменшився, а сама подія перейшла в «Опрацьовані».
11. У «Звітах» перемкнути всі три види: ранкове зведення, тижневий, місячний.
12. Вийти і перевірити, що без логіна кабінет не відкривається.

Що потрібно від клієнта для інтеграції з реальною базою

Перелік для запиту Егору (технічний контакт ТД «Калинка»). Повна версія з поясненнями є в листі менеджеру.

1. Копія управлінської бази 1С УТП (не робоча база) і спосіб доступу: OData/HTTP-сервіс, регламентні вивантаження або SQL-копія.
2. Окремий користувач 1С з правами «тільки читання» на цій копії.
3. Контакт 1С-спеціаліста для узгодження способу підключення і розкладу оновлення копії.
4. Точна назва конфігурації і версія платформи (УТП; чи були доробки довідників і регістрів).
5. Список питань власника (10-30 пунктів у вільній формі): на них агента навчаємо в першу чергу.
6. Контрольні звіти 1С за 2-3 періоди для звірки цифр (критерій приймання: збіг 95%+).
7. Telegram-акаунти власника і Егора для підключення бота і ранкового зведення.
8. Де розгортати: наш захищений сервер (стандарт) або сервер клієнта (обговорюється окремо).

Додатково, щоб агент бачив і сторону ФОПів (продажі ФОПів, дозволені платежі, готівка). Кожна база і канал виписок, це окреме підключення:

1. Копії бухбаз ФОПів (усіх магазинів) і той самий користувач тільки на читання.
2. Банківські виписки ФОПів: вивантаження з клієнт-банку або доступ до виписок у базі.
3. Затверджений власником список дозволених контрагентів для платежів ФОПів.
4. Касові документи ФОПів (ПКО, ВКО) або дані ПРРО, якщо контролюємо готівку.
5. Пороги: з якої суми розбіжність вважається суттєвою, з якого дня прострочення бити на сполох.